Kontaktmanagement und Zahlungspartnerverwaltung (Mails)

 

Integration von Outlook


Mit kann die Funktionalität von Outlook erweitert werden, ohne dass dazu Programmierung innerhalb von Outlook notwendig wird. Emails können mit zwar auch unter Verwendung von Outlook geschrieben und empfangen werden, werden aber so in intelligenter Art und Weise den -Kontakten so zugeordnet, daß Emails ohne langwirige Suchoperationen sofort beim Kontakt zur Verfügung stehen. Im Falle einer späteren Deinstallation von bleiben alle Daten (Mails, Termine, Kontakte) in Outlook erhalten und sind wie gewohnt weiter weiter nutzbar. 
 
 
(Das Dokument "Kontaktmanagement" besteht aus 6 Seiten. Ganz unten kommen Sie zur nächsten Seite)

 

Ein Klick auf den Knopf "Email" in der Erfassungsmaske genügt, um zu einer versandfertigen Outlook-Email (mit Emailadresse und korrekter Anrede) zu gelangen. Es ist auch möglich, Serienemails mit einem vorgefertigten Text zu erstellen, der dann jeweils um die korrekte Anrede und Schlussformel ergänzt wird.

 Email an Zahlungspartner, CombiFinanz, Programme für Fibu, Kameralistik, Doppik, Haushalt, Kasse, Beschaffungswesen, Inventarisierung, Anlagenbuchhaltung als ERP-Lösung

Bild 1: Schreiben einer Email an einen Zahlungspartner, auch mit vordefinierten Texten
Hinweis:  Streichen Sie mit dem Mauszeiger über die Grafik, um das andere Bild zu sehen. Wenn bei Ihnen dann kein anderes Bild zu sehen ist, so sagen Sie uns bitte Bescheid.


Jede Mail, die wir mit und Outlook schreiben, kann in den "Anhang" des Kontaktes aufgenommen werden, und kann über den Anhang wieder im Outlook-Orginalformat eingesehen werden. "Outlook-Orginalformat" soll hier bedeuten, daß die Mail nicht nur mit Outlook gezeigt wird, sondern auch alle anderen Funktionen in diesem Zusammenhang angebotenen Funktionen von Outlook (wie z. B. das Finden assoziierter Nachrichten, Weiterleitung, etc.) auch zur Verfügung stehen.

 Email an Zahlungspartner, CombiFinanz, Programme für Fibu, Kameralistik, Doppik, Haushalt, Kasse, Beschaffungswesen, Inventarisierung, Anlagenbuchhaltung als ERP-Lösung

Bild 2: Der Zugriff auf Emails erfolgt über den Anhang des "-Kontaktes". Zu sehen ist sie im Originalformat.
Die Aufnahme der Mail in den Anhang, bzw. die Dokumentenverwaltung ist dabei kein umständlicher Vorgang, sondern geschieht ohne weitere Benutzerinteraktion automatisch beim Senden der Mail.

Wenn eine Email unter Umgehung von " nur mit Hilfe der normalen Outlookfunktionalität geschrieben wurde, könnte diese nachträglich durch eine in integrierte "Outlook-Synchronisationsfunktion" in den Anhang des Kontaktes "einsortiert" werden und von da aus geöffnet werden.

Wenn mehrere Benutzer das Projekt- und Kontaktmanagements nutzen und Outlook (z.B. mit Exchange-Server) in einem Netzwerk betrieben wird, so erlaubt Outlook natürlich kein Zugriff auf "private" Mails anderer Benutzer. Im Rahmen eines "gemeinschaftlichen" Projektmanagements ist es jedoch manchmal erforderlich, daß auch andere -Benutzer eine "Projekt-Mail" lesen, deswegen können diese von "freigeschaltet" und damit allen am Projektmanagement beteiligten Nutzern einsehbar gemacht werden.
(Nichts desto trotz ist natürlich auch private Korrespondenz möglich. Auch in diesem Fall kann die Mail im Anhang aufgeführt sein, der Zugriff von anderen Benutzern auf den Inhalt der Mail wird jedoch dann geblockt.)

ist dabei keine "Einbahnstrasse". Alle Kontakte von können nach Outlook exportiert werden, und umgekehrt können auch Outlook-Kontakte von genutzt werden. Auch Emails sind ohne jegliche Export- oder Importmaßnahmen stets auch mit der gewohnten Funktionalität über Outlook zugänglich. Selbst wenn das Programm einmal deinstalliert werden sollte, "merkt" man davon in Outlook nicht das geringste, keine Email und kein Kontakt wird fehlen.

recherchiert die mit Outlook geführten Email-Korrespondenz zu einem Kontakt:

Ein Knopfdruck reicht aus, und es werden alle im Ordner "Gesendete Objekte", Postausgang und Posteingang von Outlook gespeicherten Emails zu diesem Zahlungspartner in Tabellenform gezeigt. Intelligentes Multitasking erlaubt das Weiterarbeiten während des teilweise recht umfangreichen Recherche- und/oder Synchronisationsvorganges. Im Unterschied zu der Suchfunktion in Outlook können bei die Emails nach der Suche beim Kontakt gespeichert werden und müssen nicht erneut gesucht werden, was in der Praxis eine große Erleichterung darstellt.

  Email Recherche, CombiFinanz, Programme für Fibu, Kameralistik, Doppik, Haushalt, Kasse, Beschaffungswesen, Inventarisierung, Anlagenbuchhaltung als ERP-Lösung

Bild 3: Beispiel: Recherche der gesendeten und empfangenen Emails eines Kontaktes (hier: Alaska-Software)

  Email Darstellung, CombiFinanz, Programme für Fibu, Kameralistik, Doppik, Haushalt, Kasse, Beschaffungswesen, Inventarisierung, Anlagenbuchhaltung als ERP-Lösung

Bild 4: Beispiel: Die empfangenen Emails eines Kontaktes (hier: Alaska-Software). Die gefundene Teilmenge kann man sortieren und man kann in ihr nach weiteren Merkmalen suchen. Es geht vieles, was in Outlook nicht geht. Vor allen Dingen geht es aber schneller und einfacher.

Mit einem weiteren Knopfdruck können wir uns eine Email im Originalformat ansehen oder auch Kopien der Emails in den Anhang des Kontaktes aufnehmen, so daß wir (im Unterschied zu der in Outlook implementierten Funktionalität) die gesamte Korrespondenz mit einem Kontakt im Blick haben, ohne jedesmal neu danach suchen zu müssen.

Auf der nächsten Seite zeigen wir, wie ihre Telefonie von  unterstützt wird.

nächste Seite    zurück    Start (Rundgang durch das Programm)