Projektmanagement und Projektabrechnung (2)

 

Für die Verwaltung projektspezifischer Aufgaben und Terminen ist die Funktionalität von Outlook in integriert. Dazu gehört insbesondere die Möglichkeit zur Koordination von Terminen von an den Projekten beteiligten Personen, die Erinnerung an Termine, das Verschicken von Emails an den "Projektverteiler". Auch eine "Anheftung" von Texten an das Projekt ist vielfätig möglich!

 
 
Funktionen: Projektmanagement / Projektverwaltung / Projektabrechnung / Drittmittelverwaltung / Outlooksynchronisation

(Das Dokument "Projektmanagement" besteht aus 5 Seiten. Ganz unten kommen Sie zur nächsten Seite)

Durch Kombination von Outlook mit erreicht man einige Arbeitserleichterungen und eine in vieler Hinsicht einfachere Projektverwaltung bei gleichzeitig wesentlich verbesserter Übersicht. Von erfolgt der Zugriff auf Outlookdaten aus einer "Projektsicht". Synchronisationenfunktionen, die im Hintergrund ablaufen, stellen dabei die Verfügbarkeit der Outlookdaten aus Outlook in sicher.

Das -Kontaktmanagement ist in die Projektverwaltung eingebunden, so können Kontakte (mitsamt zugehörigen Emails, Dokumenten, etc.) mit Projektdaten verknüpft werden.

Auch Aufgaben und Termine lassen sich in Zusammenarbeit mit Outlook aus Projektsicht definieren und planen: Ein Klick in der "Projektmaske" genügt, um einen Termin oder eine Aufgabe in Outlook einzutragen. Die "Aufgaben-" oder "Termintexte" sind dabei schon mit den Projektstammdaten versehen.

Neben Outlook wird auch das Messaging Produkt Exchange-Server von unterstützt. Der Einsatz von Exchange Server bietet eine Reihe von Vorteilen gegenüber Outlook, so wird z.B. die Abstimmung von Terminen mit denen von anderen Mitarbeitern möglich. Bei Nutzung von Exchange-Server kann abhängig von der Benutzeranmeldung nur die jeweilig zugeordneten "Email-Mappen" zugegriffen werden. Für die Nutzung in einem Projekt können mit aber Kopien dieser dort enthaltenen (persönlichen) Mails angelegt und für den gesamten am Projektmanagement beteiligten Nutzerkreis sehr einfach sichtbar gemacht werden.

(einschließlich Outlook) kann wahlweise lokal an den einzelnen Arbeitsplätzen im Netzwerk oder zentral unter Citrix oder einem anderen Terminalserver installiert werden. 

 

Bild 1: Outlook ist in die Projektverwaltung integriert: Beispiel Terminplanung für den 27.07.06. Das an diesem Termin zu bearbeitende Dokument "powerpoi.pip" wurde beigefügt, so daß dieses zu diesem Termin sofort zur Verfügung steht.

Anmerkung: Alle mit Hilfe von erfassten Outlook-Daten (Mails, Termine, Aufgaben, usw.) stehen immer auch parallel in Outlook auf den gewohnten Zugriffswegen zur Verfügung und gehen auch bei einer eventuellen späteren Deinstallation von nicht verloren.

Die Vorteile eines gemeinsamen Einsatzes von Outlook und werden bei der Beschreibung des Kontaktmanagements noch weiter deutlich.

Textfunktionen:

Neben den bisher beschriebenen Projektstammdaten gibt zu jedem Projekt vier Texte, die direkt "im" Projekt gespeichert werden (Die im folgenden Bild für die "Karteireiter" verwendeten Bezeichnungen Charakteristika, Qualitätsmerkmale, Kennzahlen, Methodik stammen aus der Standard-KLR des BMF (qualitätsorientierten Plankostenrechnung), sind aber von Ihnen konfigurierbar.) Ich zeige hier beispielhaft den Projekttext unter dem Karteireiter "Verrechnungsmethodik". MS-Word kann wahlweise als Editier- und  Anzeigeprogramm für alle eingelesenen Texte oder eingescannte Dokumente konfiguriert werden.

Bild 2: Vier Standard-Projekttextfelder (hier Anzeige mit dem in integriertem MS Word)

Alternativ zu MS-Word kann auch der kostenfreie MS-Rtf-Editor zur Darstellung und/oder Bearbeitung der integrierten Projekttexte verwendet werden. Auch dieser erlaubt die Erstellung (Schreiben oder Einlesen) von formatierten Texten (z.B. auch Word-Dokumente mit Bilder und Tabellen) oder auch eingescannten Dokumenten. Dieser ist kompakter und schneller, weist jedoch in der Darstellung oder Bearbeitung der Texte kleine Schwächen auf.

Auf der nächsten Seite zeigen wir, wie man Dokumente bei Projekten ablegt, ohne diese "im Projekt" zu speichern.

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