Funktionen: Dezentrales Bestellsystem/ Auftrag / Einkauf / Drittmittelverwaltung / Projektverwaltung  

-DBS (Dezentrales Bestellsystem)

-DBS ist ein leicht bedienbares System zur dezentralen Buchhaltung und Budgetüberwachung auf Arbeitsgruppenebene. In DBS erfasste Bestellwünsche können an die Beschaffungsabteilung und/oder Drittmittelverwaltung weitergeleitet werden, wo sie ohne erneute Erfassung weiterbearbeitet werden können. Zentral oder dezentral vorliegende Inventarisierungsdaten können dabei in den Bestellprozess einbezogen werden.

Neben Budget- und Planungsinformationen auf Arbeitsgruppenebene, die dezentral geführt werden können, stellt DBS auch für den "Nichtbuchhalter" ein einfach zu öffnendes Fenster mit Blick auf zentrale Buchhaltungsdaten und Finanzinformationen bereit. 

 

Kurzbeschreibung

Das Modul -DBS wird dezentral auf Kostenstellen-Ebene installiert. Dort kann es zur Arbeitsgruppenbuchführung und auch als "Budgetplanungs- und Überwachungssystem" genutzt werden.

 

Eine Vereinfachung des Bestellprozesses kann sich mit Einsatz von DBS auch für die zentrale Verwaltung und Buchhaltung ergeben: Erfasste Bestellwünsche können von den Arbeitsgruppen an die Verwaltung übermittelt werden und brauchen dort nicht neu erfasst werden. So kann die Vorgangsabwicklung in der Beschaffungsabteilung und Drittmittelverwaltung sehr effektiv erfolgen. Auch kann eine automatisierte Übernahme eines vom Besteller zu seiner Bestellung festgelegten "Sammelbegriffs" in einen "internen Buchungstext" bei einer Festlegung in der Finanzbuchhaltung erfolgen, mit der Folge, daß der Besteller seinen eigenen "Buchungstext" später in den aus zentralen Buchhaltungsdaten erzeugten Reports wiederfinden kann und gleichzeitig der Eingabeaufwand in der Verwaltung sowie mögliche Fehlerquellen weiter sinken.

 

Formulare, die zur Korrespondenz mit der Verwaltung benötigt werden, können elektronisch ersetzt werden. Ein durchdachtes Berechtigungskonzept ersetzt dabei die Unterschriften. Ab bestimmten Wertgrenzen kann auch auf zusätzliche "Schriftlichkeit" der Vorgangsabwicklung bestanden werden. wobei dies automatisiert überwacht werden kann.

 

Dabei werden eine Fülle von Details berücksichtigt:

Einsatzgebiete

Verwaltungen mit dem Wunsch, Bestellanforderungen oft mit nur wenigen Klicks abschließend bearbeiten zu können und Verwaltungen, mit dem Wunsch, den Fachabteilungen und "Initiatoren" von Verwaltungsvorgängen einen schnellen "Lieferservice" zu bieten.

DBS leistet auch im Rahmen einer Dezentralisierung von Budgetverantwortung einen praktischen Beitrag.

 

 

 

Bild 1: Möglicher Verfahrensablauf einer Bestellung mit -DBS in Verbindung mit -HKR/Doppik/KLR

Besondere Merkmale

Frei definierbare "Bestelltypen" sowie auch benutzerspezifisch festlegbare Wertgrenzen erlauben unterschiedliches Behandeln einzelner Bestellungen. Beispiele:

Leistungsmerkmale

Vorteile durch -DBS:

Besucherzähler 4, CombiFinanz, Programme für Fibu, Kameralistik, Doppik, Haushalt, Kasse, Beschaffungswesen, Inventarisierung, Anlagenbuchhaltung als ERP-Lösung